Wiele firm zauważa problem wąskiego gardła dopiero wtedy, gdy klienci zaczynają narzekać na terminy. Sprzedaż rośnie, ERP pokazuje kolejne zamówienia, a magazyn nie nadąża z ich realizacją. Wąskie gardło w magazynie rzadko wygląda jak awaria. Zwykle wygląda jak zwykły tydzień, w którym wszyscy pracują dłużej, a wynik jest ten sam.
Zarząd dostaje wtedy fałszywy obraz sytuacji. Widzi przychody i zatrudnienie, ale nie widzi, że każde kolejne zamówienie zwiększa koszt jego realizacji. Poniżej znajdziesz pięć sygnałów, które pozwalają rozpoznać ten moment wcześniej, ponieważ każdy z nich da się sprawdzić w danych, które firma już posiada.
Czym jest wąskie gardło w magazynie?
Wąskie gardło w magazynie to etap pracy, który działa wolniej niż pozostałe i przez to ogranicza tempo całego procesu. Może to być np. przyjęcie dostawy, odkładanie towaru, kompletacja zamówień, pakowanie albo wydanie. Jeśli jeden z tych etapów działa zbyt wolno, pozostałe muszą czekać. Firma traci wtedy czas i pieniądze, bo pracownicy wykonują swoją pracę, ale zamówienia nie są wysyłane wystarczająco szybko.
Wąskie gardło to nie to samo co szczyt sezonowy, ponieważ szczyt sezonowy jest przejściowy, dlatego, gdy liczba zamówień spada, magazyn wraca do normalnego działania. Wąskie gardło pozostaje i dalej powoduje problemy.
Sygnał 1: zamówienia czekają w kolejce, choć zespół pracuje pełną parą
Pierwszy sygnał widać w czasie od przyjęcia zamówienia do jego wysyłki. Jeśli ten czas się wydłuża, a liczba osób i godzin pracy nie spadła, przyczyną jest przepływ, a nie brak zaangażowania. Zamówienia czekają, ponieważ któryś etap nie nadąża, na przykład kompletacja przy zbyt długich trasach pracowników.
Konsekwencja jest łańcuchowa. Opóźnione wysyłki oznaczają nowe ustalanie terminów z klientami, więc rośnie liczba telefonów i reklamacji. Obsługa klienta zaczyna pracować na wyjaśnianiu, a nie na sprzedaży. Firma jednocześnie traci czas i wiarygodność.
Sprawdź trzy wskaźniki:
- czas realizacji zamówienia,
- liczbę zamówień otwartych na koniec dnia,
- liczbę wysyłek po terminie.
Jeśli dwa z nich rosną, wąskie gardło w magazynie jest prawdopodobne.
Umów bezpłatną prezentację Asiston WMS i zobacz,
jak wygląda przepływ zamówień w systemie klasy WMS.
Sygnał 2: stany w systemie nie zgadzają się ze stanem na półkach
Drugi sygnał to rozbieżność między ERP a tym, co faktycznie leży w magazynie. Magazynier idzie po towar, którego według systemu jest dziesięć sztuk, a na miejscu nie ma żadnej. Traci czas na szukanie, a zamówienie stoi.
Ta sytuacja bierze się z procesu, w którym ruchy towaru są zapisywane z opóźnieniem, na papierze albo w Excelu. Jeśli lokalizacje i przyjęcia nie są potwierdzane w momencie wykonania, system pokazuje stan z przeszłości. To prowadzi do dodatkowych inwentaryzacji, zamrożonego kapitału w zapasie zabezpieczającym i zakupów towaru, który już jest w firmie, ale leży w nieznanym miejscu.
Wąskie gardło pojawia się tu w informacji, a nie w liczbie osób. Sprawdź, jak często kompletacja kończy się brakiem towaru w wskazanej lokalizacji oraz ile czasu zajmuje wyjaśnianie różnic.
Sygnał 3: dokładanie ludzi nie poprawia przepustowości
Trzeci sygnał jest najłatwiejszy do zauważenia i najczęściej błędnie interpretowany. Firma zatrudnia kolejne osoby, a liczba wysyłanych zamówień rośnie wolniej niż koszty. Powód jest prosty. Jeśli ograniczeniem jest układ magazynu, brak jasnych zasad odkładania albo zbyt długie trasy, dodatkowi pracownicy zaczynają sobie przeszkadzać w tych samych alejkach.
Wtedy rośnie koszt jednego zamówienia. Marża maleje, choć sprzedaż rośnie, więc CFO widzi lepszy przychód i gorszy wynik.
Sprawdź, ile zamówień przypada na jedną godzinę pracy w magazynie i czy ten wskaźnik poprawił się po ostatnim zatrudnieniu. Jeśli nie, problemem jest sposób pracy, a nie liczba rąk.
Dowiedz się jak sprawnie przeprowadzić inwentaryzacje magazynu.
Sygnał 4: produkcja lub sprzedaż czeka na magazyn
Czwarty sygnał pojawia się poza magazynem. Linia produkcyjna stoi, ponieważ materiał nie dotarł na stanowisko na czas. Handlowiec nie potwierdza terminu, bo nie wie, czy towar jest dostępny. To znaczy, że magazyn stał się ogniwem, które ogranicza pozostałe działy.
W firmach produkcyjnych ten problem dotyczy styku magazynu i hali. System klasy MES rejestruje, co i kiedy jest potrzebne na stanowisku, ale bez połączenia z WMS nie wie, gdzie ten materiał jest. Bez tej integracji planista produkcji zgaduje, a magazynier szuka. Przestój linii kosztuje więcej niż opóźnienie w magazynie, ponieważ zatrzymuje wiele osób naraz.
Sprawdź, ile przestojów w ostatnim kwartale wynikało z braku materiału i jak długo trwało jego odnalezienie.
Sygnał 5: zarząd podejmuje decyzje na podstawie Excela i opinii
Piąty sygnał dotyczy widoczności. Jeśli żeby odpowiedzieć na pytanie „ile zamówień wyjdzie dziś?”, trzeba dzwonić do kierownika magazynu, to znaczy, że firma nie ma na bieżąco informacji o jednym ze swoich najważniejszych procesów. W takiej sytuacji decyzje o zatrudnieniu, inwestycjach czy obsłudze nowych klientów często podejmuje się bardziej na wyczucie niż na podstawie konkretnych danych.
Brak danych oznacza też brak możliwości prześledzenia, co dokładnie wydarzyło się z towarem. Gdy produkt trafia do reklamacji, może nie być wiadomo, z której partii pochodził, kto go kompletował ani kiedy opuścił magazyn. Dla firm, które muszą mieć możliwość prześledzenia drogi produktu, oznacza to dodatkowe ryzyko prawne i wizerunkowe. Zasady identyfikacji i śledzenia produktów opisuje m.in. GS1 Polska.
5 kroków jak sprawdzić, czy magazyn jest wąskim gardłem
Krok 1: zmierz czas realizacji zamówienia.
Policz go od przyjęcia zamówienia do wysyłki, osobno dla każdego etapu.
Krok 2: znajdź etap, na którym zamówienia czekają najdłużej.
To tam jest ograniczenie przepustowości.
Krok 3: porównaj stany w systemie ze stanami na półkach.
Wybierz próbkę lokalizacji i sprawdź zgodność.
Krok 4: sprawdź, ile przestojów w produkcji i sprzedaży wynika z magazynu.
Zapisz przyczyny w jednym miejscu.
Krok 5: oceń, czy problem wynika z procesu, informacji czy układu.
Dopiero potem wybieraj narzędzie, ponieważ system nie naprawi procesu, którego nikt nie opisał.
Jak systemy WMS i MES pomagają rozwiązać problemy wąskiego gardła w magazynie?
Asiston specjalizuje się w systemach WMS i MES, więc zna oba te obszary jako jeden przepływ, a nie dwa osobne projekty. Firmy, które stają przed tym problemem, coraz częściej szukają rozwiązań, w których ERP, WMS i MES są zaprojektowane jako jedna architektura. Takie podejście pozwala wdrażać zmiany etapami, zaczynając od obszaru, który hamuje firmę najbardziej, i rozbudowywać system razem z organizacją.
Integracja systemów jako architektura, a nie dodatek
Najczęstszy błąd przy wyborze systemów polega na tym, że każdy obszar kupuje się osobno. ERP od jednego dostawcy, WMS od drugiego, MES od trzeciego, a integrację dopisuje się na końcu. Ta integracja jest wtedy najsłabszym elementem całości. Przy każdej zmianie w jednym systemie trzeba poprawiać połączenia z pozostałymi, więc koszt utrzymania rośnie z każdą kolejną zmianą.
Asiston zakłada odwrotne podejście. Wymiana danych między ERP, WMS i MES jest częścią projektu od pierwszego dnia. Dzięki temu informacja o tym, że materiał został przyjęty, odłożony i wydany na linię, płynie jedną ścieżką. Planista produkcji widzi, co jest w magazynie, a magazynier wie, co jest potrzebne na stanowisku. Nikt nie musi dzwonić i pytać.
Wdrożenie małymi krokami
Nie każda firma chce lub może zmienić wszystko naraz. Wdrożenie całego systemu w jednym momencie oznacza ryzyko dla ciągłości pracy, a ludzie potrzebują czasu, żeby nowy sposób pracy stał się nawykiem. Asiston pozwala wdrażać system etapami. Można zacząć od obszaru, który hamuje firmę najmocniej, na przykład od przyjęć towaru albo kompletacji, sprawdzić efekt i dopiero potem dodawać kolejne procesy.
Takie podejście ma też argument finansowy. Zarząd podejmuje decyzję o pierwszym kroku, widzi wynik i na tej podstawie ocenia następny. Inwestycja jest rozłożona w czasie, a ryzyko błędnej decyzji jest mniejsze.
System, który rośnie razem z firmą
Firmy się zmieniają. Otwierają nowe magazyny, przejmują inne przedsiębiorstwa, zakładają spółki. System, który obsługuje jeden magazyn, ale nie radzi sobie z trzema, staje się przy takim wzroście kolejnym ograniczeniem. Asiston projektuje swoje rozwiązania także z myślą o firmach wieloodziałowych i wielospółkowych. Rozbudowa nie musi więc oznaczać wymiany systemu na nowy.
Z tego samego powodu ważne jest to, co w branży nazywa się długiem technologicznym. Powstaje on wtedy, gdy system rozwija się przez kolejne łatki i obejścia, aż każda zmiana trwa dłużej i kosztuje więcej niż poprzednia. Rozwiązanie zbudowane na spójnej architekturze minimalizuje to ryzyko, ponieważ nowe funkcje dodaje się do tego samego rdzenia, a nie obok niego.
Co wyróżnia systemy Asiston?
- Licencjonowanie na NIP firmy
Brak limitów użytkowników i przewidywalne koszty dzięki licencjonowaniu systemu na NIP firmy.
- Brak długu technologicznego
Nowoczesne, bezpieczne i rozwijane rozwiązania, które odpowiadają na zmieniające się potrzeby biznesu.
- Elastyczność
Możliwość dopasowania systemu do specyfiki firmy, jej procesów i indywidualnych potrzeb.
- Relacyjne podejście
Stawiamy na długofalową współpracę, zaufanie i partnerskie doradztwo na każdym etapie.
- Ekspercki zespół
Doświadczony zespół zapewnia wysoką jakość wdrożeń oraz merytoryczne wsparcie.
- Uporządkowane procesy
Sprawdzone metody działania zapewniają stabilność, przejrzystość i przewidywalność realizacji projektu.
Wnioski dla zarządu
Wąskie gardło w magazynie widać w danych, zanim zauważą je klienci. Jeśli czas realizacji rośnie, stany się nie zgadzają, a nowi pracownicy nie poprawiają wyniku, przyczyną jest proces, a nie brak zaangażowania. Każdy z tych sygnałów ma swój koszt, ponieważ spóźnienie, szukanie towaru albo przestój linii zjada marżę tam, gdzie zarząd zwykle jej nie szuka. Firma, która rozpozna ograniczenie wcześniej, może je usunąć etapami i bez zatrzymywania pracy. Natomiast firma, która czeka, płaci za każde kolejne zamówienie więcej, niż powinna. Dobra decyzja zaczyna się od pomiaru, a dopiero potem od wyboru narzędzia. Magazyn, który nadąża za sprzedażą, wspiera wzrost zamiast go ograniczać.
Chcesz porozmawiać o swoim magazynie i produkcji?
Umów bezpłatną rozmowę doradczą z ekspertami Asiston.
Znajdziesz nas w Google News
