Outsourcing magazynowy przed szczytem sezonu. Co ustalić z dostawcą, zanim wolumen wzrośnie

Poczta Polska podała w grudniu 2025 r., że średnia tygodniowa liczba przesyłek w grudniu była o 26,3 proc. wyższa niż w listopadzie i o 47,6 proc. wyższa niż średnia tygodniowa z całego roku. Ten sam miesiąc wygląda więc na „o jedną czwartą więcej” albo na „prawie półtora raza tyle”, zależnie od tego, z czym się go porównuje.

Dla magazynu, który część pracy oddaje zewnętrznemu dostawcy, ważniejsze od średniej miesięcznej jest to, co dzieje się w najtrudniejszym tygodniu. Jeśli KPI i SLA mierzy się średnią z całego miesiąca, dostawca może je w grudniu dotrzymać, a część Twoich wysyłek i tak wyjdzie po terminie po Black Friday albo tuż przed świętami.

Takie ustalenia zamknij we wrześniu lub październiku. W listopadzie obie strony są już zajęte przygotowaniem i obsługą sezonu, a nie ustalaniem zasad od zera.

Dane dotyczą jednego operatora i obejmują również paczki nadawane przez osoby prywatne, więc nie odwzorowują wprost szczytu wydań z magazynów. Poczta wskazała jednak, że rekordowy był pojedynczy tydzień, od 15 do 21 grudnia, a to argument za progami liczonymi tygodniowo.

Który outsourcing magazynowy kupujesz na sezon?

Pod nazwą „outsourcing magazynowy” kryją się na rynku trzy różne modele. Różnica nie sprowadza się do nazwy. W każdym z nich ktoś inny odpowiada za wynik w najtrudniejszym tygodniu sezonu.

Dwie ostatnie kolumny myli się najczęściej, bo w obu ludzie pracują na Twojej powierzchni magazynowej. Przy pracy tymczasowej dostajesz pracowników i sam nimi kierujesz: grafik i reakcja na nieobecności są po Twojej stronie.

Przy outsourcingu procesów dostawca przejmuje fragment operacji magazynowych, na przykład kompletację albo kontrolę jakości, i odpowiada za jego wynik. W cenie są więc nie tylko godziny pracy ludzi, ale też koordynacja zespołu, zabezpieczenie zastępstw i odpowiedzialność za ustalone wcześniej KPI i SLA.

TM Solutions, warszawska firma z sześcioma oddziałami w głównych hubach logistycznych, działa w obu tych modelach. Według danych z lipca 2026 r. prowadzi 38 aktywnych projektów. Dalsza część artykułu dotyczy outsourcingu procesowego, czyli modelu, w którym dostawca odpowiada nie tylko za obsadę, ale również za wynik procesu w szczycie sezonu.

Na jakim wolumenie liczyć KPI: średnim czy szczytowym?

Próg KPI na szczyt sezonu warto zapisać w umowie osobno, dla konkretnych tygodni, bo wskaźnik liczony dla miesiąca rozmywa kilka najcięższych dni w kilkunastu spokojniejszych.

Spójrzmy na przykład obliczeniowy. Przez 22 dni magazyn wysyła po 10 tys. zamówień, z czego 99 proc. wychodzi w terminie. Przez 5 dni szczytu wolumen rośnie do 18 tys. dziennie, a terminowo wychodzi 88 proc. zamówień.

W skali miesiąca wynik to nadal 95,8 proc., więc SLA na poziomie 95 proc. formalnie zostało dotrzymane. Tyle że podczas pięciu dni szczytu z opóźnieniem wyszło 10,8 tys. zamówień.

Dlatego przed listopadem ustal trzy rzeczy:

• Po pierwsze: osobny próg KPI dla wskazanych dni lub tygodni.
• Po drugie: wspólną jednostkę pomiaru, bo zamówienie, linia i paczka mogą dać różny wynik przy tej samej pracy.
• Jest jeszcze trzecia kwestia: priorytety. Jeśli wiadomo, że nie wszystko zdąży przed odbiorem kuriera, klient i dostawca powinni wcześniej ustalić kolejność realizacji. W razie potrzeby koordynator może wtedy szybko skontaktować się z klientem, zamiast podejmować decyzję dopiero w trakcie zmiany.

Po stronie dostawcy odpowiedzialność za wynik wymaga konkretnych narzędzi: koordynatora na miejscu u klienta, KPI i SLA ustalonych przed startem, raportowania efektywności i zastępstw przy absencjach.

Na takich zasadach TM Solutions prowadzi outsourcing magazynowy: odpowiedzialność za wynik łączy z koordynacją zespołu pracowników na miejscu. Według danych firmy z lipca 2026 r. u klientów pracuje 15 koordynatorów.

Sam KPI nie wystarczy. Liczy się też to, jak szybko widzisz odchylenie od planu. Jeśli raport przychodzi raz w miesiącu, informację o grudniowym problemie dostaniesz dopiero w styczniu.

Kto uzupełnia obsadę zmiany, gdy część ludzi nie przyjdzie?

W poniedziałek po Black Friday na nocnej zmianie przy kompletacji brakuje kilku osób z pełnego grafiku, a dwie nowe dopiero uczą się skanera. Jeśli umowa nie mówi, kto obsadza tę lukę i w jakim czasie, robi to Twój kierownik zmiany.

Obsada wyliczona dokładnie pod deklarowany wolumen nie zostawia miejsca na absencje, rotację ani wdrożenie nowych osób. A w szczycie sezonu nowy pracownik nie osiąga pełnego tempa od pierwszej zmiany.

TM Solutions planuje bufor przed startem projektu, razem z grafikiem i zakresem odpowiedzialności, przyjmując zapas rzędu 20–25 proc. ponad bazową liczbę osób. Sam zapis o buforze niewiele mówi, jeśli nie wiadomo, jak ma działać w praktyce. Dodatkowe osoby mogą być w grafiku od pierwszego dnia albo dosyłane dopiero po zgłoszeniu braku, a w drugim wariancie luka na zmianie trwa tyle, ile reakcja. Sposób zabezpieczenia obsady ustal więc jeszcze przed startem sezonu.

Dodatkowe osoby w sezonie trzeba też często zakwaterować i dowieźć, a parki logistyczne leżą zwykle daleko od miast. TM Solutions ma własną bazę mieszkaniową z 1000 miejsc i flotę 100 pojazdów. Takie zaplecze ogranicza zależność od szukania zakwaterowania i transportu na zewnętrznym rynku tuż przed sezonem.

Ile czasu przed szczytem trzeba zacząć rozmowy z dostawcą?

Według danych TM Solutions od podpisania umowy do pierwszej zmiany pracowników u klienta mija średnio 48–72 godziny. Nie oznacza to jednak, że cały projekt da się przygotować w trzy dni. Rozmowy o sezonie firma rekomenduje rozpocząć co najmniej 6–8 tygodni wcześniej.

Te 6–8 tygodni obejmuje wszystko, co musi się wydarzyć przed podpisaniem umowy: ustalenie zakresu, wizytę w magazynie klienta, KPI na szczyt sezonu, bufor i grafik. Przy większej skali dochodzi rekrutacja w okresie, kiedy wiele firm zwiększa zatrudnienie w tym samym czasie.

W tym roku Black Friday wypada 27 listopada. Osiem tygodni wstecz to 2 października, sześć tygodni to 16 października. Jeśli wolumen rośnie u Ciebie od pierwszych promocji w połowie listopada, licz od połowy listopada.

Kto zaczyna później, może przekazać przed szczytem jeden proces z dobrze ustalonymi KPI zamiast trzech z ogólnym zapisem o „wsparciu w sezonie”.

Pracownicy z zagranicy w sezonie: co zmieniło się 1 czerwca 2025 r.?

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują przepisy, zgodnie z którymi wojewoda odmawia wydania zezwolenia na pracę m.in. wtedy, gdy z okoliczności wynika, że pracę cudzoziemcowi powierzyłby podmiot niebędący agencją pracy tymczasowej, a praca byłaby wykonywana na rzecz innej firmy. Wynika to z art. 13 ust. 1 pkt 7 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621).

Jeśli dostawca zamierza wzmocnić zespół pracownikami z zagranicy, zapytaj, kto będzie ich pracodawcą i w jakim modelu będą pracować na Twojej hali. Model zatrudnienia pracowników z zagranicy trzeba ustalić na początku przygotowań. Formalności związanych z legalizacją pobytu i pracy nie zostawiaj na moment, gdy wolumen już zaczyna rosnąć.

Przy konkretnym modelu współpracy konstrukcję umowy dobrze jest zweryfikować z obsługą prawną.

TM Solutions ma wpis do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ) pod nr 30839. Pracownikom z zagranicy zapewnia wsparcie w legalizacji pobytu i pracy, zakwaterowanie i transport. Na miejscu jest też koordynator, który wyjaśnia kolejne kroki i pomaga przejść przez formalności.

Co umowa na sezon mówi o styczniu?

Umowa, która opisuje tylko wejście w sezon, zostawia bez odpowiedzi styczeń. Wydań jest mniej, dochodzi też obsługa zwrotów, które wymagają innej pracy niż kompletacja: oceny stanu towaru i dokładniejszej kontroli jakości.

Przed startem ustal także koniec: w jakich krokach zespół się zmniejsza, kto obsługuje zwroty i jakim wskaźnikiem się je mierzy. Próg dla kompletacji nic o nich nie mówi.

Po sezonie sprawdź też, które osoby dobrze poznały proces i sprawdziły się w zespole. Taka wiedza może przydać się przy planowaniu kolejnego szczytu, zamiast za rok zaczynać przygotowania całkowicie od zera.

Grudzień jest o jedną czwartą cięższy od listopada, ale od przeciętnego tygodnia w roku prawie o połowę. Umowę, która ma go udźwignąć, pisze się pod tę drugą różnicę.

Zespół TM Solutions

ARTYKUŁ SPONSOROWANY