Czy nowe technologie zastąpią działy HR w firmach logistycznych?

Automatyzacja w logistyce najczęściej jest omawiana w kontekście procesów, mających na celu zwiększenie wydajności magazynu, robotyzacji czy usprawnienia pracy przewoźników. Tymczasem warto przyjrzeć się też rozwiązaniom z innych obszarów, które również przekładają się na funkcjonowanie organizacji.

Jak wynika z raportu „Niedobór talentów” ManpowerGroup z 2021 roku, pracownicy logistyki stanowią obecnie najtrudniejszą do pozyskania grupę kandydatów, zarówno w Polsce, jak i na świecie. Działy HR i rekrutacji stoją więc przed sporym wyzwaniem, a dodatkowo borykają się z ogromem innych obowiązków. Na szczęście, jak pokazuje poniższy przykład operatora logistycznego, jest wiele rozwiązań, które wykorzystując sztuczną inteligencję, ułatwiają i usprawniają powtarzalne zadania.

Workday, czyli wszystko, co firma wie o pracowniku w jednym miejscu

W FM Logistic – firmie zatrudniającej w Europie Centralnej ponad 5 tys. pracowników – automatyzacja w logistyce, a konkretniej obszarze HR rozpoczyna się już na etapie otrzymania CV od kandydata i stopniowo rozszerza się na coraz więcej aspektów życia pracowniczego. Aplikacje, dane osobowe, oceny roczne, ewidencje czasu pracy, wnioski urlopowe – to tylko niektóre z dokumentów, jakie przetwarzają każdego dnia działy personalne. W FM Logistic od kilku lat tę pracę z powodzeniem wykonuje Workday, czyli narzędzie chmurowe, które gromadzi wszystkie informacje o pracownikach, począwszy od uruchomienia rekrutacji na dane stanowisko po zakończenie współpracy. Rozwiązanie poza tym, że optymalizuje i standaryzuje kwestie związane z zatrudnieniem, to umożliwia pracownikom dostęp do swoich danych o każdej porze, z dowolnego miejsca – zarówno z laptopa, telefonu czy tabletu. Wcześniej, aby uzyskać takie informacje, konieczny był kontakt z działem personalnym. Jak dodaje Tomasz Fuksiewicz, Project Manager, odpowiedzialny za systemy HR-owe w FM Logistic:

Poza tym, że system przechowuje i zarządza danymi osobowymi, to prowadzimy za jego pomocą również dodatkowe kampanie, w których aktywny udział biorą również nasi specjaliści. Są to rozmowy o rozwoju, salary review, czyli przegląd wynagrodzeń oraz oceny roczne, w czasie których pracownicy, wspólnie z przełożonymi, wyznaczają sobie cele. Przykładowo, taki proces rozpoczyna się od wypełnienia formularza przez pracownika, który następnie trafia do managera i z informacją zwrotną wraca do nadawcy. Dane na temat celów są dostępne w narzędziu przez cały czas, więc można je edytować, oznaczać jako zrealizowane czy wyznaczać nowe. Ponadto Workday przechowuje też historię, więc jako pracownicy mamy dostęp do całej ścieżki rozwojowej i możemy obserwować swoje postępy na przestrzeni lat.

Zobacz także: Hapag-Lloyd przejmie terminale kontenerowe SM SAAM

Integracja narzędzi od różnych dostawców a automatyzacja w logistyce 

Jeśli firma, podobnie jak FM Logistic, korzysta z kilku rozwiązań, dostarczanych przez różnych dostawców, warto zadbać o ich integrację. Workday gromadzi liczbę przepracowanych godzin i za każdym razem, kiedy pracownik odbija kartę na wejściu i wyjściu, dane te, dzięki połączeniu między narzędziami, trafiają automatycznie do systemu płacowego, gdzie generowana jest później lista płac. Oczywiście pracownicy mają też możliwość złożenia wniosku urlopowego przez Workday, który trafia bezpośrednio do ich managerów. Jest to duże ułatwienie, ponieważ w każdym momencie można sprawdzić liczbę wykorzystanych dni wolnych czy liczbę przepracowanych godzin. 

Inną ważną integracją systemów, a zarazem usprawnieniem dla działu HR w FM Logistic, jest połączenie platformy dla pracowników z nowym narzędziem do rekrutacji – Avature. O ile bowiem Workday przetwarza informacje na temat osób zatrudnionych w organizacji, o tyle kandydatami zajmuje się już inna technologia. Jak wyjaśnia Tomasz Fuksiewicz, synchronizacja narzędzi dokonuje się w momencie zgłoszenia zapotrzebowania na nowego pracownika:

Managerowie zgłaszają zapotrzebowanie na zatrudnienie nowej osoby poprzez wypełnienie formularza w Workday, tworząc automatycznie miejsce w systemie, które zostanie uzupełnione danymi po zakończonej rekrutacji. Zanim to się jednak stanie, zgłoszenie trafia do rekrutera i do naszego kolejnego narzędzia – Avature. Ani manager, ani rekruter nie muszą wymieniać się w tej sprawie wiadomościami mailowymi, ponieważ wszystko odbywa się w obrębie dwóch zintegrowanych platform. 

Oprogramowanie umożliwia prowadzenie rekrutacji, krok po kroku, począwszy od automatycznej publikacji ogłoszenia o pracę w wielu miejscach, przez gromadzenie spływających aplikacji, komunikację z kandydatami aż po przygotowanie listu intencyjnego czy umowy o pracę. Jak mówi Dawid Strzyżak, Recruitment & Employer Branding Manager z FM Logistic: 

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie tego narzędzia w całej organizacji, aby ustandaryzować proces rekrutacji zarówno pod względem jakościowym i operacyjnym, jak również pod kątem doświadczeń kandydatów i naszych partnerów biznesowych. Obecnie jesteśmy w fazie testowej, ale już możemy podzielić się pierwszymi doświadczeniami.

Zobacz także: FM Logistic odbiera 100 nowych naczep i zwiększa obecność w Europie Centralnej

Automatyzacja w komunikacji z kandydatami

Warto zwrócić szczególną uwagę na możliwość automatyzacji w obszarze komunikacji z kandydatami. Jak wynika z badań „Candidate Experience w Polsce 2019”, 8 na 10 osób, w przypadku odrzucenia z procesu rekrutacji, chciałoby otrzymać wiadomość e-mail od rekrutera. Udzielanie informacji zwrotnej jest kluczowe zarówno dla specjalistów, jak i pracowników fizycznych – nie ma więc znaczenia, czy poszukujemy spedytora, czy operatora wózka widłowego. Jednak o ile rekrutacje na stanowiska specjalistyczne nie są prowadzone na masową skalę, o tyle przy uruchamianiu nowego magazynu można spodziewać się nawet tysięcy aplikacji. Czy przy takiej liczbie rekruterzy są w stanie odpowiedzieć na każde zgłoszenie? 

Tak, ale tylko za pomocą sztucznej inteligencji. Avature umożliwia bowiem wprowadzenie spersonalizowanych odpowiedzi – oddzielnych dla odrzuconych kandydatów, którym możemy wysłać informację o naszej decyzji, jednocześnie zachęcając do utworzenia profilu w systemie, zapisania się do newslettera z ofertami pracy i… spróbowania swoich sił raz jeszcze. Tym sposobem taka osoba otrzymuje jasny komunikat, co wpływa pozytywnie na postrzeganie firmy jako pracodawcy. Jest też większa szansa, że zdecyduje się na ponowną aplikację – odpowiada Dawid Strzyżak.

Poza tym, że narzędzie wpływa pozytywnie na doświadczenie kandydata, ułatwia też pracę działom personalnym i managerom. Każda osoba z firmy, zaangażowana w rekrutację, może przekazać swoją opinię na temat kandydata, a po zakończonym procesie system automatycznie generuje list intencyjny i umowę. Wcześniej pracownik najpierw musiał uzupełnić ręcznie formularz, na podstawie którego była tworzona umowa. Po wdrożeniu Avature, pracownicy otrzymują pierwszego dnia pracy gotową umowę do podpisu, a wszystkie ich dane migrują na wcześniej utworzone miejsce w systemie Workday. 

Zobacz także: Stany Zjednoczone chcą stłamsić rozwój chińskich producentów czipów

Zarządzanie pracą agencji tymczasowych

Firmy logistyczne, poza tym, że same prowadzą rekrutacje i zatrudniają pracowników, korzystają też z usług agencji pracy tymczasowych, szczególnie przy rekrutacjach sezonowych. W FM Logistic, gdzie skala działalności jest ogromna (blisko 50 jednostek w Europie Centralnej), konieczna jest współpraca z różnymi podmiotami. W zarządzaniu tym obszarem, wspiera firmę platforma Jobel.pro, dostarczana przez Job Solutions, która umożliwia m.in. obowiązkowe ewidencjonowanie czasu pracy pracowników tymczasowych. Jak mówi Dawid Strzyżak:

Naszym celem jest pełna digitalizacja tego obszaru i przeniesienie do jednego systemu wszystkich etapów procesu, które dotychczas funkcjonowały w formie pliku Excel, papierowej lub w oparciu o komunikację mailową. Sukcesywnie automatyzujemy wszystkie etapy procesu współpracy z agencjami przenosząc je do systemu: od momentu złożenia zamówienia, poprzez potwierdzenie gotowości do jego realizacji przez dostawcę, wprowadzenia do systemu osób skierowanych do pracy, tworzenie grafików, elektroniczną identyfikację czasu pracy, aż po finalne rozliczenie z dostawcą.

Co ważne, narzędzie realizuje obowiązek informacyjny wobec pracowników tymczasowych, automatycznie wysyłając każdemu z nich wiadomość mailową na ten temat, zaraz po wprowadzeniu danych do systemu. Kolejnym istotnym ułatwieniem jest to, że platforma automatycznie monitoruje przestrzeganie ustawowych limitów w zakresie pracy tymczasowej i blokuje możliwość skierowania do organizacji osób, które te limity przekroczyły. 

Automatyzacja w logistyce – Wyzwania w obszarze HR w branży logistycznej

Omawiając kolejne obszary, do jakich wkracza automatyzacja, od razu nasuwa nam się pytanie, czy te wszystkie narzędzia mogą całkowicie zastąpić specjalistów HR w firmach logistycznych? Odpowiedź jest zdecydowanie przecząca. Wspomniane wcześniej rozwiązania jedynie usprawniają pracę i ograniczają ilość powtarzalnych czynności (jak również papieru) typu: tworzenie takich samych dokumentów czy ręczne uzupełnianie formularza danych. Odejmując te zadania, HR-owcy mogą skupiać się na bardziej strategicznych tematach. Wracając do raportu ManpowerGroup, według którego trudniej pozyskać operatora wózka widłowego niż specjalistę IT, możemy być pewni, że wyzwań w działach personalnych nie zabraknie. Algorytmy z pewnością usprawnią niektóre czynności, ale na pewno nie rozwiążą kluczowego zadania, jakim jest skuteczna rekrutacja, utrzymanie i rozwój talentów.

Koniec z dziką globalizacją. Unia stawia na bezpieczeństwo dostaw