Kiedy wdrożyć system WMS?

Jesteś właścicielem dynamicznie rozwijającej się firmy. Zamówienia spływają, magazyn wypełnia się towarami i robi się w nim ciasno. Przez to wydajność przedsiębiorstwa spada, a liczba błędów w zleceniach wzrasta. W pewnym momencie korzystanie z prostych programów magazynowych nie będzie wystarczającym rozwiązaniem. Zaczynasz zastanawiać się nad tym, czy to odpowiedni moment na wdrożenie systemu WMS? Podjęcie decyzji stanie się łatwiejsze, jeśli zwrócisz uwagę na kilka poniższych elementów.

Różnice między systemem WMS a modułem magazynowym

Moduł magazynowy to część systemu ERP. Zbiera informacje o wejściu i wyjściu towaru z magazynu. Ewidencjonuje stany w oparciu o dokumenty magazynowe. Nie posiada żadnych informacji na temat zmian położenia towarów w magazynie, ale zawiera szczegółowe dane o ich obrotach.

System WMS administruje zachodzącymi w magazynie procesami. Są nimi m.in. przyjęcie towaru, rozlokowanie go, przesunięcia, optymalizacja rozmieszczenia, kompletacja, pakowanie, wydanie, jak również inwentaryzacja.

Różnice między systemem WMS a modułem magazynowym, łatwo sobie zwizualizować, wyobrażając sobie poniższe sytuacje:

• korzystasz z modułu magazynowego w systemie ERP – jesteś w stanie zobaczyć, ile towaru posiadasz, ale moduł nie pomaga Ci go namierzyć. Aby znaleźć produkty, których potrzebujesz do skompletowania zamówienia, musisz samodzielnie poszukać ich w magazynie.
• posiadasz rozwiązanie WMS – to oprogramowanie pokaże Ci liczbę konkretnego produktu, który znajduje się na stanie, oraz w jakiej dokładnie lokacji się znajduje. System wyznaczy Ci optymalną trasę zbiórki, wskaże liczbę towaru do pobrania, a także miejsce ich składowania.

Kiedy korzystać z programu magazynowego, a kiedy wdrożyć system WMS?

Wiele różnych czynników ma wpływ na to, czy i kiedy warto zainwestować w oprogramowanie WMS. Zmienność asortymentu w zależności od sezonu. Magazyn wielopiętrowy o dużej powierzchni. Rotacja pracowników. Tysiące pozycji w kartotece. Doświadczasz tego w swoim magazynie? Przed podjęciem decyzji zwróć uwagę na poniższe elementy.

Zmienność produktów

Zmiany w ofercie i wprowadzanie nowych produktów to częste sytuacje w Twoim magazynie. Jeśli jeszcze jest ich więcej, niż lokacji poborowych, to często nie mają swojego własnego położenia. Przez to odkładane są w losowe miejsca, dostępne w danej chwili. Niestety, często taki proces może wymykać się spod kontroli i przy dużej ilości pracy magazynierzy mogą zapomnieć, w które miejsce odłożyli paletę z produktami. System WMS przechowuje informację o tym, gdzie leży dany towar. Bez niego proces kompletacji wydłuża się. W dodatku pojawianie się takich sytuacji może spowodować wiele pomyłek w trakcie inwentaryzacji. Czy często się to zdarza w Twojej firmie? Jeśli tak, to warto rozważyć wdrożenie systemu WMS.

Rozmiar magazynu. Kiedy wdrożyć system WMS?

Niewłaściwe rozłożenie towaru i przypadkowa ścieżka zbiórki w połączeniu z dużą powierzchnią magazynu, to nieefektywnie przebyte nadmiarowe kilometry. W taki sposób marnuje się czas pracy magazynierów. Rozwiązanie WMS zarządza towarem tak, aby rozmieścić go jak najbardziej wydajnie. System WMS może wyliczyć odległość pomiędzy lokacjami i ułożyć optymalną marszrutę. Skraca to czas kompletacji, w szczególności na dużych powierzchniach.

Dostęp do towaru

Wdrożenie systemu WMS może być ułatwieniem w momencie gdy magazyn wyposażony jest w piętrowe regały, a dostęp do produktów „z ziemi” jest utrudniony lub niemożliwy. Takie rozwiązanie usprawnia zarządzanie towarem znajdującym się na górnych piętrach, zlecając przeniesienie go na dolne lokacje we właściwym momencie. Jeśli z kolei w lokacjach poborowych są produkty, które w tym momencie nie cieszą się zbyt wielkim zainteresowaniem, system WMS zarządza ich transfer na lokacje buforowe, które znajdują się wyżej. Dzięki temu zwalnia się miejsce na te towary, które lepiej się sprzedają. Jeśli w magazynie pracują osoby z uprawnieniami na wózki widłowe, to właśnie rozwiązanie WMS pozwala na optymalne zarządzanie ich pracą przez przydzielanie zleceń dopasowanych do ich kwalifikacji.

Kartoteka asortymentowa: liczba pozycji

Zarówno wielkość magazynu, jak i posiadanie piętrowych regałów, nie są najważniejszymi kwestiami, które decydują o potrzebie wdrożenia systemu WMS. Jeżeli magazyn jest mały, ale firma oferuje bardzo szeroki asortyment, którego liczba sięga tysięcy – np. organizacja dystrybuująca biżuterię, rozwiązanie WMS będzie wspomagać codzienne zarządzanie i realizację zamówień. Natomiast moduł magazynowy będzie lepszym wyborem, gdy w przedsiębiorstwie zakres asortymentu jest wąski.

Zmienność produktów

Sprzedaż niektórych produktów jest uwarunkowana porą roku, albo sezonowością, która jest charakterystyczna dla danej branży. Kilka miesięcy przed sezonem zaczyna się reorganizacja magazynu. System WMS pomaga sukcesywnie relokować towary, przy jednoczesnym zapobieganiu spadkom wydajności bieżącej pracy. Dlatego jeżeli większość towarów w Twoim magazynie podlega okresowej zmianie, to rozwiązanie WMS zapewni sprawne przejścia pomiędzy jednym sezonem, a drugim.

Liczba pracowników

W zależności od tego, w jakiej sytuacji znajduje się Twoje przedsiębiorstwo, liczba magazynierów może mieć znaczenie przy decyzji o implementacji systemu WMS. W jaki sposób to określić? Najlepiej poszukać odpowiedzi na poniższe pytania:

• Co się stanie, jeśli połowa Twoich pracowników odejdzie w tym samym dniu, bez ostrzeżenia?
• Jak długo potrwa wdrożenie nowych pracowników?

Jeżeli nowy magazynier już po kilku dniach orientuje się, gdzie znajduje się znaczna część produktów i nie ma większych problemów z realizacją zbiórki w podobnym tempie, jak koledzy z dłuższym stażem, to prawdopodobnie Twój magazyn jest na tyle „prosty”, że system WMS nie jest potrzebny, żeby nim zarządzać. Jednak jeśli po odejściu połowy załogi praca na magazynie spowalnia, lub ustaje, a po paru tygodniach nowi zatrudnieni nadal nie są pewni, gdzie szukać produktów, to rozwiązanie WMS jest koniecznością. Dzięki niemu wdrożenie do pracy zajmie kilka godzin, a uczenie się rozlokowania produktów nie będzie konieczne.

Podsumowanie

Znasz już różnice pomiędzy systemem WMS a modułem magazynowym. Wiesz, co należy przeanalizować, by decyzja o wyborze lepszego rozwiązania była łatwiejsza. Bardzo dużo zależy od specyfiki Twojego magazynu, ale dzięki powyższym informacjom łatwiej będzie Ci zadecydować.